Wie Sie Ihr Aktienregister ("Cap Table") migrieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Migration eines Aktienregisters (oder Aktienbuchs oder eines cap table) kann eine gewaltige Aufgabe sein, insbesondere wenn man unterschiedliche Formate und Technologien berücksichtigt. Ganz gleich, ob Sie Ihr Aktienregister aus einer Excel-Tabelle, einer professionellen Software, einem Bankensystem für zwischengeschaltete Wertpapiere, tokenisierten Aktien in einer Blockchain oder sogar physischen Aktienzertifikaten migrieren möchten – dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, den Prozess effizient zu gestalten.

Lassen Sie uns anhand Ihres Ausgangspunkts die einzelnen Schritte aufschlüsseln und Ihnen klare Anweisungen, wichtige Tipps und bewährte Verfahren für eine reibungslose Migration an die Hand geben.

1. Migration einer Excel-Datei

Viele Unternehmen führen zu Beginn ihre Aktienbücher („Cap Table“) in Excel. Excel ist zwar flexibel, wird jedoch mit zunehmendem Wachstum schwer zu verwalten und verfügt oft nicht über ausreichende Sicherheitsfunktionen. Denken Sie daran, dass es nicht gerade die beste Erfindung von Bill Gates war, Millionen von Aktienanteilen in einer bearbeitbaren Tabelle zu speichern.

SCHRITTE:

• Überprüfen Sie Ihre Excel-Datei: Stellen Sie sicher, dass die Datei auf dem neuesten Stand ist und alle erforderlichen Informationen enthält (z. B. Namen der Aktionäre, Aktienklassen, Ausgabedaten, Aktienmengen, Sperrfristen).

  
  

• Daten bereinigen: Suchen Sie nach Inkonsistenzen, wie doppelten Datensätzen oder fehlenden Informationen. Dieser Schritt ist entscheidend, um Fehler in Ihrem neuen System zu vermeiden.

  
  

• Vorbereitung für den Import: Unsere Software ermöglicht den direkten Import aus Excel. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten gemäß unseren Vorgaben formatiert sind.

  
  

  • Wichtige rechtliche Dokumente, die Sie doppelt überprüfen sollten:

    
    

    • Notarielle Urkunden

      
      

    • Abtretungserklärungen

      
      

    • Gegebenenfalls Aktienkaufverträge

      
      

• Führen Sie einen Testimport durch: Sie können mit einer kleinen Datenprobe beginnen, um sicherzustellen, dass alles korrekt migriert wird.

  
  

• Überprüfen und abgleichen: Überprüfen Sie nach dem Import die Daten zwischen Excel und unserer Sandbox-Umgebung („Vorschau“) auf ihre Richtigkeit. Beheben Sie etwaige Unstimmigkeiten umgehend.

  
  

• Live gehen: Sobald die Daten überprüft sind, können Sie Ihre Daten in die Produktion übertragen. Ihre Aktionäre erhalten automatisch eine Willkommens-E-Mail.

  
  

💡 Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Daten zu überprüfen. Stimmen beispielsweise die Dateneinträge mit den rechtlichen Dokumenten überein?

2. Migration von Cap-Table-Software

Wenn Sie bereits eine „Excel-on-Steriods“-Cap-Table-Software verwenden, z. B. für Ihr ESOP, aber zu Aequitec wechseln, umfasst der Prozess weniger manuelle Schritte, erfordert jedoch weiterhin Aufmerksamkeit für Details.

STEPS:

• Daten exportieren: Verwenden Sie die Exportfunktion Ihrer aktuellen Plattform, um eine CSV- oder kompatible Datendatei zu erstellen.

• Vollständigkeit des Exports überprüfen: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Daten exportiert wurden, darunter:

  
  

  • Aktionärsdetails

    
    

  • Aktienarten (z. B. Stock-Optionen, Vorzugsaktien)

    
    

  • Aktienrechte (z. B. Liquiditätspräferenze)

    
    

  • Rechtliche Aktienart (z. B. Zertifikat, unverbrieftes Wertpapier, unverbrieftes Registerwertpapier)

    
    

  • Verwahrungsort (z. B. Firma, Aktionär, Bankwertpapierdepot)

    
    

  • Vestingplan (z. B. Cliff und Vesting-Intervall)

    
    

  • Transaktionshistorien

    
    

• Abstimmung mit Aequitec: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anforderungen (z. B. Steuerberichterstattung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) besprochen haben.

  
  

• Importieren Sie Daten in Aequitec: Verwenden Sie die Importfunktion, um Ihre CSV- oder Datendatei hochzuladen.

  
  

• Führen Sie eine gründliche Prüfung durch: Überprüfen Sie nach der Migration alle wichtigen Datenpunkte (z. B. Gesamtzahl der ausgegebenen Aktien, Anzahl der Aktionäre), um die Richtigkeit sicherzustellen. Stimmen die Daten mit den Einträgen im Handelsregister überein?

  
  

• Beziehen Sie die Stakeholder mit ein: Informieren Sie die Aktionäre, wenn sie sich bei Aequitec registrieren oder ihre Daten überprüfen müssen.

  
  

🔄 Bonus: Die Migration von einer CapTable-Software zu Aequitec kann auch eine Gelegenheit sein, unsere Funktionen zu überprüfen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Rollen und Verantwortlichkeiten neu zu definieren.

3. Migration von Bucheffekten (Bank System)

Für Unternehmen, die ihr Aktienregister über zwischengeschaltete Wertpapiere innerhalb eines Bankensystems verwalten, ist die Migration sehr einfach.

SCHRITTE:

• Stimmen Sie sich mit Aequitec ab: Planen Sie im Voraus und legen Sie gemeinsam einen geeigneten Migrationstermin fest.

  
  

• Koordinierung der Übertragung: Aequitec wird die Übertragung mit Ihrem Emissionsbeauftragten einleiten und die Neuregistrierung mit allen Depotbanken koordinieren.

  
  

• Aktionäre benachrichtigen: Informieren Sie die Aktionäre über die Umstellung. Bitten Sie sie, ihrer Depotbank die Zustimmung zur Eintragung der Aktien in das Aktienregister von Aequitec zu erteilen.

  
  

💼 Reminder: Besprechen Sie frühzeitig mit dem Verwaltungsrat einen geeigneten Migrationszeitpunkt. Kündigen Sie Ihren bestehenden Vertrag frühzeitig, da die Kündigungsfristen in der Regel sehr lang sind.

4. Migration von Tokenisierten Aktien auf der Blockchain

Tokenisierte Aktien werden als innovative Form der Wertpapierverwaltung vermarktet, aber ihre Übertragung zu Aequitec ist äusserst schwierig, wenn Sie keinen Zugang zum Smart Contract haben.

SCHRITTE:

• Verstehen Sie Ihren Status quo: Verstehen Sie, welche Aktien als unverbriefte Registerwertpapiere („tokenisierte Aktien“) ausgegeben werden und welche nicht. Dokumentieren Sie die Smart-Contract-Adresse und überprüfen Sie Ihre Registrierungsunterlagen.

  
  

• Wichtige rechtliche Dokumente, die Sie doppelt überprüfen sollten:

  
  

  • Notarielle Urkunden

    
    

  • Abtretungserklärungen

    
    

  • Gegebenenfalls Aktienkaufverträge

    
    

  • Gegebenenfalls Unterlagen zur Prägung (mint) und Verbrennung (burn)

    
    

  • Gegebenenfalls Registrierungsdokumente und Smart-Contract-Adressen

    
    

    
    

• Migrieren Sie das gesetzliche Aktienpaket: Informieren Sie Ihre Aktionäre darüber, dass Sie die Aktien in der Blockchain verbrennen und einen neuen Eintrag in der Aequitec-Software erstellen werden, eins zu eins. Wenn Sie die Aktien nicht verbrennen können, haben Sie möglicherweise ein erhebliches Problem und benötigen fachkundige Rechtsberatung.

  
  

• Migration durchführen:

  
  

  • Von Blockchain zu traditionell: Möglicherweise müssen Sie Token „verbrennen“ und stattdessen traditionelle Aktien ausgeben.

    
    

  • Von Blockchain zu Blockchain: Setzen Sie die neuen Token ein und initiieren Sie einen Tausch. Dies ist nur möglich, wenn Sie Zugriff auf den Smart Contract haben.

💬 Kommunikations-Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Migrationsprozess allen Beteiligten, insbesondere den Aktionären, klar kommuniziert wird. Arbeiten Sie mit dem Aequitec-Team zusammen, um regelmäßig Updates bereitzustellen und den Aktionären leicht verständliche Anweisungen zu den erforderlichen Massnahmen zu geben.

5. Migration von physischen Aktienzertifikaten

Wenn Ihr Unternehmen physische Aktienzertifikate ausgestellt hat, ist die Umstellung auf ein elektronisches Aktienregister ein wichtiger Schritt zur Modernisierung Ihrer Aktienverwaltung. Physische Zertifikate können leicht verloren gehen oder beschädigt werden und sind mit zunehmender Größe Ihres Unternehmens schwer nachzuverfolgen. In der Schweiz sind viele Aktienzertifikate zudem ungültig, weil Aktionäre zur sicheren Aufbewahrung Löcher in sie gestanzt haben.

SCHRITTE:

• Überprüfen und Sammeln von Zertifikaten: Stellen Sie sicher, dass alle ausgegebenen Aktienzertifikate erfasst sind. Wenn Aktionäre ihre Zertifikate verloren oder verlegt haben, müssen Sie möglicherweise Ersatz ausstellen oder sich an einen Rechtsbeistand wenden, um die Situation zu klären.

  
  

  
  

• Aufzeichnen von Zertifikatsdetails: Sammeln und digitalisieren Sie die wichtigsten Informationen aus jedem Zertifikat, darunter:

  
  

• Aktionärsname

• Aktienanzahl

• Zertifikatsnummer

• Ausgabedatum

• Aktienklasse

  
  

• Daten manuell eingeben: Geben Sie die Daten aus jedem Aktienzertifikat in Aequitec ein. Achten Sie dabei auf Genauigkeit, da diese Informationen als Grundlage für die gesamte zukünftige Aktienverwaltung dienen.

  
  

• Aktionäre benachrichtigen: Sobald die Migration abgeschlossen ist, informieren Sie die Aktionäre über den Übergang zur Aequitec-Plattform und gewähren Sie ihnen Zugriff auf ihre aktualisierten Bestände.

  
  
  

  📝 Wichtig: Bewahren Sie die ungültig gemachten physischen Zertifikate oder entsprechenden rechtlichen Unterlagen als Sicherungskopien auf, insbesondere wenn dies gesetzlich oder aufgrund von Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben ist.

  
  

  Fazit

  
  

  Planung ist entscheidend: Unabhängig vom Ausgangspunkt ist ein klarer Migrationsplan unerlässlich, um Fehler zu vermeiden.

  
  

  • Datengenauigkeit: Bereinigen und überprüfen Sie Ihre Daten vor der Migration stets sorgfältig, um kostspielige Fehler im Nachhinein zu vermeiden.

    
    

  • Zuerst testen: Unabhängig davon, ob Sie mit Software, Wertpapieren oder Blockchain arbeiten, sollten Sie vor der endgültigen Umsetzung eine Testmigration durchführen.

    
    

  • Beteiligte einbeziehen: Aktionäre und andere Beteiligte sollten im Voraus informiert und klar instruiert werden, wenn ihre Mitwirkung erforderlich ist.

🔍 Abschliessender Gedanke: Die Migration von einem Tool zur Visualisierung von Cap-Tables ist mehr als nur eine Datenverschiebung. Es geht darum, die kontinuierliche Compliance, Transparenz und Datengenauigkeit sicherzustellen, während Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Best Practices zu befolgen, ersparen Sie sich später Kopfzerbrechen und sorgen für zufriedene Aktionäre und Mitarbeiter!